IT skyriuose vyksta pokalbiai, kurie kartojasi įmonėje po įmonės. Vadovybė klausia: gal laikas keisti sistemą? Darbuotojai bijo: ar reikės visko mokytis iš naujo? Finansininkai skaičiuoja: kiek tai kainuos?
O sistema tuo metu tiesiog veikia. Kaip veikė vakar, užvakar, prieš metus.
Spaudimas atsinaujinti
Microsoft siunčia žinutes apie Business Central – naujesnę, gražesnę, debesyse gyvenančią platformą. Partneriai siūlo migracijos projektus. Konferencijose kalbama apie ateitį, kurioje senos sistemos nebeegzistuoja.
Įmonės, naudojančios NAV, jaučia šį spaudimą kasdien. Ar palaikysime sistemą po penkerių metų? Ar rasime specialistų? Ar neatsiliekame nuo konkurentų?
Klausimai pagrįsti. Tačiau atsakymai ne tokie vienareikšmiai, kaip norėtųsi pardavėjams.
Kas iš tiesų veikia
Prieš sprendžiant apie ateitį, verta įvertinti dabartį. Ar esama sistema trukdo verslui? Ar darbuotojai skundžiasi kasdien? Ar prarandamos galimybės dėl techninių ribojimų?
Daugeliu atvejų atsakymas – ne. NAV atlieka tai, kam buvo sukurta: valdo finansus, seka atsargas, generuoja ataskaitas. Gal ne pačiu moderniausiu būdu, gal ne gražiausioje sąsajoje – bet atlieka.
Migracija dėl migracijos – brangi pramoga. Jei vienintelė priežastis keisti sistemą yra ta, kad „visi keičia” – galbūt verta pagalvoti dar kartą.
Optimizacijos kelias
Alternatyva pilnai migracijai – esamos sistemos optimizacija. NAV turi galimybių, kurių daugelis įmonių niekada nepanaudojo. Moduliai, kurie nupirkti, bet neįdiegti. Funkcijos, kurios egzistuoja, bet nežinomos.
Kartais kelių dienų konsultanto darbas atveria galimybes, kurios buvo visą laiką. Automatizuoti procesą, kuris dabar atliekamas rankiniu būdu. Sukurti ataskaitą, kurią vadovybė prašo kas mėnesį. Integruoti su sistema, kuri dabar veikia atskirai.
Tai pigesnis, greitesnis ir mažiau rizikos keliantis kelias nei pilna sistema keitimas.
Migracijos realybė
Jei sprendimas keisti vis dėlto priimtas, verta žinoti, kas laukia. Migracijos projektai retai vyksta pagal planą. Biudžetai viršijami, terminai stumiasi, darbuotojai stresia.
Ne todėl, kad kas nors dirba blogai. Tiesiog duomenų perkėlimas – sudėtingas procesas. Metų ar dešimtmečių istorija turi persikelti be praradimų. Vartotojai turi išmokti naujus būdus daryti senus dalykus. Integracija su kitomis sistemomis turi būti sukurta iš naujo.
Sėkmingi projektai egzistuoja – jų daug. Tačiau kiekvienas reikalavo daugiau resursų nei tikėtasi pradžioje.
Hibridinis požiūris
Kai kurios įmonės renkasi vidurio kelią. NAV lieka pagrindinė sistema, tačiau šalia atsiranda papildomi įrankiai: analitikos platformos, CRM sistemos, specializuoti moduliai.
Šis požiūris leidžia gauti modernių įrankių privalumus neardant veikiančios infrastruktūros. Rizika paskirstoma, investicijos išdėstomos laike, darbuotojai adaptuojasi laipsniškai.
Tai ne idealus sprendimas – hibridinė aplinka turi savo iššūkių. Tačiau daugeliui įmonių tai praktiškiau nei radikalūs pokyčiai.
Žmogiškoji dimensija
Apie sistemas kalbame technine kalba, bet naudoja jas žmonės. Buhalterė, kuri NAV dirba penkiolika metų ir žino kiekvieną kampelį. Sandėlininkas, kuriam sistema tapo antru instinktu. Vadovas, kuris pasitiki ataskaitomis, nes žino, iš kur jos ateina.
Migracija reiškia, kad visi šie žmonės turės pradėti iš naujo. Tai stresas, tai laikinas efektyvumo kritimas, tai neišvengiamos klaidos pereinamuoju laikotarpiu.
Šie kaštai retai įtraukiami į skaičiuokles, bet jie realūs.
Sprendimo anatomija
Geras sprendimas prasideda nuo klausimų, ne nuo atsakymų. Kokias problemas bandome išspręsti? Ar dabartinė sistema tikrai yra priežastis, o ne simptomas? Kokį rezultatą tikimės pasiekti ir kaip jį išmatuosime?
Jei atsakymai aiškūs ir veda link migracijos – pirmyn. Jei migloti, jei tikroji priežastis – mada ar spaudimas, jei rezultato vizija nekonkreti – galbūt verta stabtelėti.
Sistema – įrankis. Įrankį keičiame, kai jis nebeatlieka funkcijos. Ne todėl, kad parduotuvėje atsirado blizgantis naujesnis modelis.
Laikas spręsti
Nei likimas prie senos sistemos amžinai, nei skubėjimas į naują nėra universaliai teisingi. Teisingas yra sąmoningas sprendimas, paremtas konkrečios įmonės situacija, resursais ir tikslais.
NAV vis dar veikia. Klausimas – ar ji veikia jums pakankamai gerai. Atsakymas priklauso tik nuo jūsų.
